Lors des phases de construction, l'équipe recevait quotidiennement des RFI (Requests for Information) par email. Chaque demande devait être identifiée, classée, suivie et mise à jour manuellement.
Les informations étaient dispersées entre les fils de discussion, les pièces jointes et les différents projets, ce qui demandait beaucoup de temps et augmentait le risque de perdre une demande, manquer une échéance ou travailler avec une information obsolète.
Nous avons développé un système qui centralise et automatise le traitement des RFI dès leur réception.
Les emails et leurs pièces jointes sont automatiquement analysés afin d'identifier le projet, le numéro de RFI, le sujet, les responsables et les échéances. Chaque demande est ensuite ajoutée à un tableau de suivi centralisé avec son statut : À traiter, En cours ou Terminé.
L'intelligence artificielle est utilisée pour extraire et structurer les informations contenues dans les emails, même lorsque leur format varie d'un interlocuteur à l'autre.
Le suivi des RFI ne dépend plus d'une recherche manuelle dans les boîtes courriel.
L'équipe dispose désormais d'une vue unique et à jour des demandes ouvertes, peut retrouver rapidement les échanges et documents associés et se concentrer sur leur résolution plutôt que sur leur administration.
Résultat : 8 heures de travail administratif économisées chaque semaine et un suivi centralisé de 100 % des RFI reçues.
