L'équipe Finance recevait chaque mois un volume important de factures fournisseurs qui devaient être saisies, rapprochées manuellement avec les Purchase Orders et les Goods Receipts, puis envoyées aux bonnes personnes pour approbation.
Les écarts de prix, de quantité ou les justificatifs manquants nécessitaient des vérifications supplémentaires, ralentissant le traitement des factures et mobilisant plusieurs heures de travail administratif.
Nous avons développé un workflow automatisé capable de lire les factures reçues par email, d'en extraire les informations clés et d'effectuer automatiquement le 3-way matching avec les données de l'ERP.
Les factures conformes sont directement routées vers l'étape d'approbation, tandis que les écarts sont détectés et transmis à l'équipe Finance avec la raison précise de l'exception.
Le système combine extraction intelligente de documents, règles métier et validation humaine uniquement lorsque nécessaire.
L'équipe Accounts Payable ne vérifie plus manuellement chaque facture et peut se concentrer sur les dossiers présentant réellement une anomalie.
Le traitement est plus rapide, plus homogène et réduit les risques d'erreurs de saisie, de doublons ou de retards d'approbation.
Résultat : temps moyen de traitement d'une facture réduit de 12 à 3 minutes, soit 75 % de temps gagné par facture.
